wiki:gerer_domaine_mail

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wiki:gerer_domaine_mail [21/02/2023 17:24] – camille.dehecq-vinchonwiki:gerer_domaine_mail [23/02/2023 12:14] (Version actuelle) – camille.dehecq-vinchon
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-Bonne pratiques: 
-  * prevoir le depart des personnes lorsqu'elles arrivent: charte d'engagement sur l'acces (ou pas) aux mail et sur la possibilité de rediriger un ancien compte vers un nouveau compte 
-  * alias pour les services plutot qu'un compte (compta -> les personnes physiques) -> réduire la surface d'attaque 
-  * l'IMAP c'est bien (synchro, sauvegarde déjà faite cote serveur), en abuser ca craint (temps de latence supplémentaire, taille des boites mails si on garde un historique jusqu'au crétacé). 
-  * Utilisation de l'archivage, si possible dans les dossiers locaux avec suppression ou archivage sur un autre support 
- 
 ======= Gérer un domaine mail ======= ======= Gérer un domaine mail =======
 ====== Création des comptes mails ====== ====== Création des comptes mails ======
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 ===== Choix d'un compte email ou d'un alias (ou d'une liste mail) ===== ===== Choix d'un compte email ou d'un alias (ou d'une liste mail) =====
-Un compte mail possède un espace de réception des emails (une boîte mail), et un mot de passe lui est associé. Un alias n'est qu'un raccourci vers une autre adresse email du même domaine (la même partie « …@votredomaine» d'un email. Pour les personnes physiques, sauf cas particulier, il vaut mieux créer un compte email+<WRAP center round info 60%> 
 +Un compte mail possède un espace de réception des emails (une boîte mail), et un mot de passe lui est associé. 
 + 
 +Un alias n'est qu'un raccourci vers une ou des autres adresse email du même domaine (la même partie « …@votredomaine» d'un email. 
 +Attention il y'a un bug dans le logiciel que l'on utilse, et la suppression d'un alias ne doit se faire que d'une seule façon. 
 + 
 +Une liste de diffusion est une sorte d'alias vers un grand ou très nombres d'adresses, avec parfois la possibilité de s'inscrire ou se désinscrire de la liste 
 +</WRAP> 
 + 
 + 
 +Pour les personnes physiques, sauf cas particulier, il vaut mieux créer un compte email. 
 + 
 +Pour des services/départements d'une structure, avec des personnes physiques qui changent souvent au même poste et qui doivent avoir accès aux mêmes mails, on peut créer un compte mail unique de service.
  
 Pour les logiciels ou les imprimantes, il vaut mieux créer un compte par fontion (reservations@… pour le logiciel de réservation, imprimante@ pour une ou des imprimantes. Pour les logiciels ou les imprimantes, il vaut mieux créer un compte par fontion (reservations@… pour le logiciel de réservation, imprimante@ pour une ou des imprimantes.
 +
 +Pour un grand groupe de personnes, avec des personnes sur le même domaine mail, ou des personnes extérieures (sur un autre domaine mail), il vaut mieux créer une liste de diffusion.
 ===== Format des adresses ===== ===== Format des adresses =====
 Nous conseillons de créer des adresses de la forme prenom.nom@… pour les personnes. Nous conseillons de créer des adresses de la forme prenom.nom@… pour les personnes.
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 Comme IMAP garde en ligne tous les mails dans des dossiers synchronisés, les boîtes ont tendance à grossir avec le temps. Comme IMAP garde en ligne tous les mails dans des dossiers synchronisés, les boîtes ont tendance à grossir avec le temps.
 Il est plutôt bien de bouger périodiquement les emails peu ou pas utiles vers un stockage local (« Dossiers locaux » par exemple sous Thunderbird) Il est plutôt bien de bouger périodiquement les emails peu ou pas utiles vers un stockage local (« Dossiers locaux » par exemple sous Thunderbird)
 +=== Ne synchroniser uniquement que les mails récents ===
 +Afin de soulager le débit nécessaire, on peu demander à son logiciel mail de ne synchroniser que les mails récents (30 jours par exemple). Les autres mails sont disponibles dans les dossiers mais ne sont synchronisés que en y accédant.
 ===== Utilisations à éviter (les fameuses FBI ou Fausse bonnes idées) ====== ===== Utilisations à éviter (les fameuses FBI ou Fausse bonnes idées) ======
-  * ** L'envoi d'un mail en très grand nombre ** : Pour l'envoi de mail en très grand nombre (comme pour des lettres d'information et newsletters, il est important que les personnes puissent se désinscrire librement). Au delà d'un certain nombre d'emails non-sollicités, un serveur d'envoi de mail peut finir bloqué et cela impacte ensuite non seulement la personne qui envoie mais aussi toutes autres les personnes et les autres structures présentes sur l'infrastructure. La bonne pratique dans ce cas est d'utiliser un logiciel de liste mail ou un module de site web d'envoi de newsletter (avec désinscription possible). +==== L'envoi d'un mail en très grand nombre ==== 
-  * ** L'envoi de pièces jointes de très grande taille ** : Le format des emails est très ancien (environ 40 ans). Le stockage et la transmission des données sont tout sauf optimales. Et on ne peut pas savoir si la personne qui reçoit le mail a des bonnes conditions de réception (par exemple avec un téléphone en 2G ou 3G, une connexion bonne mais surchargée), et l'on risque de la ou le surcharger. Sans compter que certains services mails refusent les grosses pièces jointes (avec des a) Pour envoyer des grosses pièces jointes (sons, musiques, vidéos…) supérieures à 5 ou 10 Mo, il vaut mieux les mettre en ligne et partager un lien (éventuellement avec mot de passe) sur NextCloud ou un autre logiciels de documents partagés.  +Pour l'envoi de mail en très grand nombre (comme pour des lettres d'information et newsletters, il est important que les personnes puissent se désinscrire librement). Au delà d'un certain nombre d'emails non-sollicités, un serveur d'envoi de mail peut finir bloqué et cela impacte ensuite non seulement la personne qui envoie mais aussi toutes autres les personnes et les autres structures présentes sur l'infrastructure. La bonne pratique dans ce cas est d'utiliser un logiciel de liste mail ou un module de site web d'envoi de newsletter (avec désinscription possible). 
-  * ** La gestion de documents via un compte mail ** : Bien qu'un compte mail puisse gérer (avec le language IMAP), des dossiers email et dans chaque mail, des pièces jointes, gérer tous ses documents dans sa boîte mail n'est pas une solution (en terme de stockage, de vitesse, de bande passante, de stabilité). Pour gérer des documents de manière partagée, il vaut mieux utiliser des système de dossiers partagés (via Nextcloud ou un partage Windows ou Mac ou Linux) ou pour des besoins poussés de gestion documentaire, des logiciels dédiés à cette tâche (Maarch ou d'autres). +==== L'envoi de pièces jointes de très grande taille ==== 
-  * ** Envoyer des scans de documents par mail ** : Cela pose des problèmes de fiabilité (Le mail passe souvent à travers 3 ou 4 intermédiaires avant de revenir sur place), de performance (un aller et un retour à travers une connexion Internet), des problèmes de classement et d'archivage, et cela fait fortement grossir le stockage des mails. +Le format des emails est très ancien (environ 40 ans). Le stockage et la transmission des données sont tout sauf optimales. Et on ne peut pas savoir si la personne qui reçoit le mail a des bonnes conditions de réception (par exemple avec un téléphone en 2G ou 3G, une connexion bonne mais surchargée), et l'on risque de la ou le surcharger. Sans compter que certains services mails refusent les grosses pièces jointes (avec des a) Pour envoyer des grosses pièces jointes (sons, musiques, vidéos…) supérieures à 5 ou 10 Mo, il vaut mieux les mettre en ligne et partager un lien (éventuellement avec mot de passe) sur NextCloud ou un autre logiciels de documents partagés. 
-  * ** La gestion de tâches ou de demandes de suivi (tickets) ** : Bien que des mails puissent contenir des demandes ou des tâches à faire, la gestion de tâches ou de demandes de suivi en volume ou de manière a plus sa place dans un outil de gestion de demandes (comme Request Tracker ou RT, GLPI…) ou de tâches (comme GTG, Gnome-Todo ou d'autrs…) +==== La gestion de documents via un compte mail ==== 
-====== Suppression des comptes mails ======+Bien qu'un compte mail puisse gérer (avec le language IMAP), des dossiers email et dans chaque mail, des pièces jointes, gérer tous ses documents dans sa boîte mail n'est pas une solution (en terme de stockage, de vitesse, de bande passante, de stabilité). Pour gérer des documents de manière partagée, il vaut mieux utiliser des système de dossiers partagés (via Nextcloud ou un partage Windows ou Mac ou Linux) ou pour des besoins poussés de gestion documentaire, des logiciels dédiés à cette tâche (Maarch ou d'autres). 
 +==== Envoyer des scans de documents par mail ==== 
 +Cela pose des problèmes de fiabilité (Le mail passe souvent à travers 3 ou 4 intermédiaires avant de revenir sur place), de performance (un aller et un retour à travers une connexion Internet), des problèmes de classement et d'archivage, et cela fait fortement grossir le stockage des mails. 
 +==== La gestion de tâches ou de demandes de suivi (tickets) ==== 
 +Bien que des mails puissent contenir des demandes ou des tâches à faire, la gestion de tâches ou de demandes de suivi en volume ou de manière a plus sa place dans un outil de gestion de demandes (comme Request Tracker ou RT, GLPI…) ou de tâches (comme GTG, Gnome-Todo ou d'autres…) 
 +====== Suppression des comptes mails et des alias ======
 Par défaut, avec le RGPD, la conservation des données est bornée dans le temps, et sans accord stipulant le contraire, la bonne pratique est de supprimer le compte mail d'une personne et ses données à son départ. Par défaut, avec le RGPD, la conservation des données est bornée dans le temps, et sans accord stipulant le contraire, la bonne pratique est de supprimer le compte mail d'une personne et ses données à son départ.
 +===== Suppression d'un alias ===== 
 +Pour supprimer un alias, aller dans le menu « identités » de l'interface d'administration puis cliquer sur l'icône poubelle à droite de la ligne de l'alias à supprimer
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  • Dernière modification : 21/02/2023 17:24
  • de camille.dehecq-vinchon