Avant la création d'une adresse email pour une personne, il vaut mieux prévoir… le départ de la personne en question. Notamment avoir son accord (ou pas) pour rediriger le courrrier vers la personne qui lui succèdera, le cas échéant. Si c'est une nécessité pour la structure, il vaut mieux mettre cette condition dans une charte informatique, signée à l'arrivée. Et prévenir l'hébergeur (ici Cliss XXI) pour gérér les départs et donc les suppressions de comptes et données éventuelles

Dans tous les cas, il vaut mieux créer un compte email pour chaque personne physique, même si la personne envoie avec une adresses d'alias par la suite (par exemple Jean·ne Dupont qui enverrait des mails depuis l'adresse comptabilité@). Cela permet :

• de savoir qui a envoyé quel mail,
• puis dans des situations d'attaque informatique de pouvoir suspendre individuellement le compte qui aurait été piraté, sans impacté par exemple les 6 personnes qui seraient partagés le compte

Un compte mail possède un espace de réception des emails (une boîte mail), et un mot de passe lui est associé. Un alias n'est qu'un raccourci vers une autre adresse email du même domaine (la même partie « …@votredomaine» d'un email. Pour les personnes physiques, sauf cas particulier, il vaut mieux créer un compte email

Pour les logiciels ou les imprimantes, il vaut mieux créer un compte par fontion (reservations@… pour le logiciel de réservation, imprimante@ pour une ou des imprimantes.

Nous conseillons de créer des adresses de la forme prenom.nom@… pour les personnes. En ce qui concerne les fonctions (compatabilité, administration, présidence), nous conseillons l'usage d'une forme invariante, courte et claire (présidence@…, plutôt que président@…, présidente@…, ou pdt@…, pdte@…

Il vaut mieux éviter les formats suivants (pour une utilisatrice « Jeanne Dupont »):

• « jeanne@… » : Il peut arriver au cours de la vie d'une structure qu'il y ai 2 Jeannes (par exemple Dupont et Dupond)
• « jdupont@… » : Cas généralement plus rare (sauf dans les sociétésil y'a peu de nom de famille), il peut y avoir un Jean et une Jeanne Dupont
• « jeanned@… » : Il pourrait arriver qu'il y'ai une Jeanne Dupont et une Jeanne Ducros.

Les pièces devraient être le plus souvent :

• les plus légères possibles
• dans des formats interprétables par le plus grand nombres d'ordinateurs ou de terminaux (téléphones, tablettes)
• avec un nom explicite (par exemple « Bilan 2022-2023 » et non «B-2-3»), pour faciliter le stockage ou le tri par les réceptrices ou récepteurs de ce mails.

Comme IMAP garde en ligne tous les mails dans des dossiers synchronisés, les boîtes ont tendance à grossir avec le temps. Il est plutôt bien de bouger périodiquement les emails peu ou pas utiles vers un stockage local (« Dossiers locaux » par exemple sous Thunderbird)

• L'envoi d'un mail en très grand nombre : Pour l'envoi de mail en très grand nombre (comme pour des lettres d'information et newsletters, il est important que les personnes puissent se désinscrire librement). Au delà d'un certain nombre d'emails non-sollicités, un serveur d'envoi de mail peut finir bloqué et cela impacte ensuite non seulement la personne qui envoie mais aussi toutes autres les personnes et les autres structures présentes sur l'infrastructure. La bonne pratique dans ce cas est d'utiliser un logiciel de liste mail ou un module de site web d'envoi de newsletter (avec désinscription possible).
• L'envoi de pièces jointes de très grande taille : Le format des emails est très ancien (environ 40 ans). Le stockage et la transmission des données sont tout sauf optimales. Et on ne peut pas savoir si la personne qui reçoit le mail a des bonnes conditions de réception (par exemple avec un téléphone en 2G ou 3G, une connexion bonne mais surchargée), et l'on risque de la ou le surcharger. Sans compter que certains services mails refusent les grosses pièces jointes (avec des a) Pour envoyer des grosses pièces jointes (sons, musiques, vidéos…) supérieures à 5 ou 10 Mo, il vaut mieux les mettre en ligne et partager un lien (éventuellement avec mot de passe) sur NextCloud ou un autre logiciels de documents partagés.
• La gestion de documents via un compte mail : Bien qu'un compte mail puisse gérer (avec le language IMAP), des dossiers email et dans chaque mail, des pièces jointes, gérer tous ses documents dans sa boîte mail n'est pas une solution (en terme de stockage, de vitesse, de bande passante, de stabilité). Pour gérer des documents de manière partagée, il vaut mieux utiliser des système de dossiers partagés (via Nextcloud ou un partage Windows ou Mac ou Linux) ou pour des besoins poussés de gestion documentaire, des logiciels dédiés à cette tâche (Maarch ou d'autres).
• Envoyer des scans de documents par mail : Cela pose des problèmes de fiabilité (Le mail passe souvent à travers 3 ou 4 intermédiaires avant de revenir sur place), de performance (un aller et un retour à travers une connexion Internet), des problèmes de classement et d'archivage, et cela fait fortement grossir le stockage des mails.
• La gestion de tâches ou de demandes de suivi (tickets) : Bien que des mails puissent contenir des demandes ou des tâches à faire, la gestion de tâches ou de demandes de suivi en volume ou de manière a plus sa place dans un outil de gestion de demandes (comme Request Tracker ou RT, GLPI…) ou de tâches (comme GTG, Gnome-Todo ou d'autrs…)

Par défaut, avec le RGPD, la conservation des données est bornée dans le temps, et sans accord stipulant le contraire, la bonne pratique est de supprimer le compte mail d'une personne et ses données à son départ.