Ceci est une ancienne révision du document !
Bonne pratiques:
- meme si c'est tentant, se rappeler que les mails sont des messages ca n'est
- ni un systeme de tickets/todo
- ni une gestion electronique de documents
- prevoir le depart des personnes lorsqu'elles arrivent: charte d'engagement sur l'acces (ou pas) aux mail et sur la possibilité de rediriger un ancien compte vers un nouveau compte
- alias pour les services plutot qu'un compte (compta → les personnes physiques) → réduire la surface d'attaque
- l'IMAP c'est bien (synchro, sauvegarde déjà faite cote serveur), en abuser ca craint (temps de latence supplémentaire, taille des boites mails si on garde un historique jusqu'au crétacé).
- Utilisation de l'archivage, si possible dans les dossiers locaux avec suppression ou archivage sur un autre support
Création des comptes mails
Dans tous les cas, il vaut mieux créer un compte email pour chaque personne physique, même si la personne envoie avec une adresses d'alias par la suite (par exemple Jean·ne Dupont qui enverrait des mails depuis l'adresse comptabilité@). Cela permet :
- de savoir qui a envoyé quel mail,
- puis dans des situations d'attaque informatique de pouvoir suspendre individuellement
Choix d'un compte email ou d'un alias
Format des adresses
Nous conseillons de créer des adresses de la forme prenom.nom@… pour les personnes. En ce qui concerne les fonctions (compatabilité, administration, présidence), nous conseillons l'usage d'une forme invariante, courte et claire (présidence@…, plutôt que président@…, présidente@…, ou pdt@…, pdte@…
Utilisation des comptes mails
Utilisations à éviter
- L'envoi d'un mail en très grand nombre : Pour l'envoi de mail en très grand nombre (comme pour des lettres d'information et newsletters, il est important que les personnes puissent se désinscrire librement). Au delà d'un certain nombre d'emails non-sollicités, un serveur d'envoi de mail peut finir bloqué et cela impacte ensuite non seulement la personne qui envoie mais aussi toutes autres les personnes et les autres structures présentes sur l'infrastructure. La bonne pratique dans ce cas est d'utiliser un logiciel de liste mail ou un module de site web d'envoi de newsletter (avec désinscription possible).
- L'envoi de pièces jointes de très grande taille : Le format des emails est très ancien (environ 40 ans). Le stockage et la transmission des données sont tout sauf optimales. Et on ne peut pas savoir si la personne qui reçoit le mail a des bonnes conditions de réception (par exemple avec un téléphone en 2G ou 3G, une connexion bonne mais surchargée), et l'on risque de la ou le surcharger. Sans compter que certains services mails refusent les grosses pièces jointes (avec des a) Pour envoyer des grosses pièces jointes (sons, musiques, vidéos…) supérieures à 5 ou 10 Mo, il vaut mieux les mettre en ligne et partager un lien (éventuellement avec mot de passe) sur NextCloud ou un autre logiciels de documents partagés.
- La gestion de documents via un compte mail : Bien qu'un compte mail puisse gérer (avec le language IMAP), des dossiers email et dans chaque mail, des pièces jointes, gérer tous ses documents dans sa boîte mail n'est pas une solution (en terme de stockage, de vitesse, de bande passante, de stabilité). Pour gérer des documents de manière partagée, il vaut mieux utiliser des système de dossiers partagés (via Nextcloud ou un partage Windows ou Mac ou Linux) ou pour des besoins poussés de gestion documentaire, des logiciels dédiés à cette tâche (Maarch ou d'autres).
- La gestion de tâches ou de demandes de suivi (tickets) : Bien que des mails puissent contenir des demandes ou des tâches à faire, la gestion de tâches ou de demandes de suivi en volume ou de manière a plus sa place dans un outil de gestion de demandes (comme Request Tracker ou RT, GLPI…) ou de tâches (comme GTG, Gnome-Todo ou d'autrs…)