4 Préparer et effectuer la paie

La paie se fait en plusieurs temps:

• déclaration des congés payés, sans solde et autres modifications au cabinet comptable
• vérification des données envoyée par le cabinet comptable
• paiement par virement

Ma méthode (Vincent):

• positionner à l'avance, pour chaque mois, 2 dates dans le calendrier:
  • une pour la paie (prévoir d'être à Liévin pour pouvoir faire les paiement)
    • cf https://interne.cliss21.org/nextcloud/f/219048 (equipe/cliss21/administration/gerance/Paie/2025/SuiviPaie.ods)
  • une autre, environ une semaine avant pour la préparation (ça laisse le temps a tout le monde de signaler ses congés)
    • cf https://interne.cliss21.org/nextcloud/f/228510 (equipe/cliss21/administration/gerance/Paie/2025/declaration_conges_2025.ods)

Très simple, c'est décompté à l'heure avec 1 jour = 7 heures

Le principe:

• Quelque soit le taux de travail (temps complet, partiel, etc.) les salariés accumulent exactement le même nombre de jour de congés payé par mois.
• de ce fait pour que ce soit a peu près équitable entre les salariés, les congés payés sont décomptés sur les jours ouvrés (les jours habituellement travaillés dans l'entreprise) et non pas les jours de travail effectif d'un salarié.
  • soit les jours ouvrés de lundi à vendredi inclus, si je suis à 80% (4 jours par semaine) et que je prend une semaine de congé payé alors 5 jours de congés payés seront décompté (et non pas 4 jours)
• Les congés sont déclarées du 1er jour d'absence à la veille du jour de reprise.

Exemples:

Anatole est à 80% et son jour de temps partiel habituel est le vendredi.

• Anatole pose une demi journée de congé le jeudi 26, la déclaration est donc du jeudi 26 après midi au dimanche 29
  • le nombre de jours de congés décomptés est de 1,5 (le jour de temps partiel, pris dans l'intervalle est compté)
• Anatole pose une demi journée de congé le mercredi 25, la déclaration est donc le mercredi 25 après midi
  • le nombre de jours de congés décomptés est de 0,5

Ventiler les montants des salaires dans le fichier suiviPaie.ods Vérifier grâce à ce fichier que les écarts de salaires (par rapport au mois précédent) sont cohérents (avec des congés sans soldes, des primes, des remboursements de prêt, etc.), ainsi que le total qui servira pour le virement groupé.

faire le virement de salaire sur le site de la banque ( menu Opération → Virement → effectuer un virement → vers un groupe). Sélectionner le groupe “salaire” puis suivre le formulaire. Il faut d'abord renseigner le montant total, puis le détail à l'étape suivante. En fin d'opération télécharger le “Bordereau de remise d'un virement groupé” et le mettre à disposition du cabinet comptable (Nextcloud)

Ventiler les fiches de paie individuelles dans le dossier BulletinPaie de chaque salarié⋅e sur Nextcloud Téléverser la version compilée de toutes les fiches de paie dans le dossier année/mois en cours ( exemple)

Il y a des primes, 3x dans l'année :

• La prime vacacances : calculée automatiquement par le cabinet comptable, qu'il faut réclamer l'été (~200€). On verse le même montant à tous les salariés et stagiaires. (cf LegiFrance et Syntec)
• La prime vélo : 70€ à réclamer en fin d'année (tous ceux qui font du vélo).
• La prime ordinateur : pour ceux qui utilisent leur propre ordinateur plutôt que celui fournit par CLISS XXI. 50€ en novembre et 50€ en décembre. À mentionner à la comptable en tant qu' “indemnité télétravail” (cf. documents sur nextcloud)