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Gérer les erreurs de distribution d’une liste mail

Si l'erreur de distribution pour une adresse est ponctuelle (par exemple suite à une panne temporaire, le score d'erreur devient en général indéfini au bout d'une dizaine de jour (source : documentation du logiciel Sympa)

Si le taux d'erreurs est positif (supérieur à zéro), il convient pour les propriétaires de listes de gérer les erreurs de distribution, afin de supprimer les adresses trop longtemps en erreur. La bonne ou mauvaise gestion d'une liste mail par les propriétaires impacte la réputation informatique des domaines du propriétaire (« @listes.quelquechose.extension » et « @quelquechose.extension ») et celle du serveur qui héberge les listes. En bout de chaîne, cela peut impacter toutes les personnes hébergées sur la même infrastructure de mail. Idéalement le taux d'erreur devrait être toujours à zéro.

  1. Dans un navigateur Web (comme Firefox), rentrer l'adresse du serveur de liste, par exemple « listes.mondomaineamoi.fr »
  2. Cliquer sur le bouton « Connexion » en haut à droite de la page
  3. Se connecter avec l'adresse email de propriétaire de la liste à modifier et avec le mot de passe correspondant.
  4. Cliquer sur la liste à gérer
  5. Si le lien « Taux d’erreurs » est cliquable cliquer dessus, sinon cliquer sur « admin », puis « Gestion des abonnés » puis « Gestion des erreurs »
  6. Si il y'a peu d'erreurs pour des adresses et que l'erreur ne se présente plus, cocher ces adresses puis cliquer sur le bouton « Annuler les erreurs pour les abonnés sélectionnés ». Si il y'a beaucoup d'erreurs pour des adresses et que ces erreurs durent, il convient de vérifier l'existence de ces adresses puis de les désabonner les cochant puis en cliquant sur « Désabonner les adresses sélectionnées » (et éventuellement en cochant l’option « sans prévenir », si les adresses n'existent plus).
  • « Mailbox disabled, not accepting messages», « Mailbox does not exists », « Bad destination mailbox address » : il convient d’enlever l’adresse de la liste, la boîte mail n’existant plus ou ayant été suspendue.
  • « Mailbox full» : La boîte est pleine. Prévenir éventuellement l’abonné·e mais si on n'a pas d’autre canal de communication, désabonner l’adresse.
  • « Recipient address has null MX » : Il n’existe pas de système email pour cette adresse. Probablement une faute de frappe ; désabonner l’adresse.

En général, quand les erreurs s’étalent sur des périodes longues (des trimestres ou des années) et qu’il y’a beaucoup d’erreurs, il vaut mieux dans le doute désabonner l’adresse (ou contacter la personne pour vérifier que l’adresse est toujours valide). « Beaucoup d’erreur », ça peut être un nombre variable. Si sur une liste où il n’y que trois mails par an, un ou une abonnée n’a pas reçu les trois mails, ça fait 100% de perte sur un an, ça fait beaucoup. Si sur une liste, il y’a 3 000 mails par an, et que l’abonné·e n’a pas pu en recevoir 20, voir 30 (1%), ça n’est pas forcément beaucoup. Néanmoins, dans le doute, si l’évaluation est difficile, il vaut mieux désabonner les adresses en erreurs depuis environ 1 an ou ayant plus de 10 erreurs.

De manière plus particulières, parmi les erreurs assez obscures :

  • « Other or undefined protocol status» : Rien n’est clair dans la raison du rejet du mail. À priori, c’est l’opérateur mail de l’abonné·e qui a décidé de ne pas fournir d’erreur plus précise. Ce qui n’est pas une bonne pratique et ce qui empêche de pouvoir poser un diagnostic. Si de plus en plus d’erreurs, désabonner l’adresse.
  • « No answer from host » : L’ordinateur qui gère les mails de l’abonné à la liste ne répond pas. Soit l’ordinateur est en panne ou n’existe plus, soit un parefeu bloque notre serveur de listes mails. Nous contacter si le problèmes persiste. Si de plus en plus d’erreurs, désabonner l’adresse (ou suspendre l’abonnement).
  • Il y’a un code « 5.0.0 », « 5.2.1 », « 5.4.1 » ou plus généralement «5.x.x» (avec « x » étant un chiffre) : une erreur du type « 5.x.x » indique un problème plutôt permanent. Si de plus en plus d’erreurs, désabonner l’adresse.
  • Il y’a un code « 4.x.x » : l’erreur est plutôt temporaire. Suivre l’évolution. Si de plus en plus d’erreurs, suspendre l’abonnement.
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  • Dernière modification : 11/10/2024 11:41
  • de camille.dehecq-vinchon